Guide d'utilisation YATIENA

Étape 1 — Niveau d'enseignement

Sélectionnez 🏫 Secondaire (6ème → Terminale). C'est le seul niveau disponible pour 2026-2027.

Étape 2 — Public ou Privé

Choisissez le régime de votre établissement. Ce choix détermine les modules et la grille tarifaire.

Étape 3 — Localisation

Renseignez votre localisation en cascade :

Étape 4 — Formule

Choisissez votre formule :

Étape 5 — Informations

Remplissez vos coordonnées :

Étape 6 — Récapitulatif & Envoi

Vérifiez toutes les informations, puis cliquez sur « 📨 Envoyer ma demande ».

Après l'envoi, un identifiant unique s'affiche :

Votre compte sera activé sous 24 heures. Confirmation par WhatsApp.

Se connecter

Rendez-vous sur yatiena.pages.dev/login

Cliquez sur « Se connecter ». Vous arrivez sur le Tableau de bord de votre établissement.

Mot de passe oublié ?

Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation sera envoyé à votre email.

Tableau de bord

Le tableau de bord affiche un résumé de votre établissement : effectifs par classe, statistiques de paiement, alertes et raccourcis vers les modules les plus utilisés.

Paramètres à configurer

Créer une classe

Cliquez sur « + Nouvelle classe ». Renseignez :

Affecter les matières

Chaque classe a son propre jeu de matières avec les coefficients officiels. Après la création, allez dans les détails de la classe pour y affecter les matières et leurs enseignants.

Inscrire un élève

Cliquez sur « + Nouvel élève ». Les champs obligatoires :

Fiche individuelle

Cliquez sur un élève pour voir sa fiche complète : informations personnelles, résultats par trimestre, historique des absences et paiements.

Matricules

YATIENA peut générer automatiquement les matricules nationaux selon le format officiel, ou vous pouvez les saisir manuellement si l'élève en possède déjà un.

Ajouter une matière

Cliquez sur « + Nouvelle matière ». Chaque matière a un coefficient et un enseignant responsable. Les coefficients sont utilisés pour le calcul des moyennes pondérées.

Types de notes

Pour chaque matière et chaque période, vous pouvez saisir :

Générer les bulletins

1. Sélectionnez la classe et la période (trimestre/semestre).
2. Cliquez sur « Générer les bulletins ».
3. Les bulletins sont calculés avec les moyennes pondérées, rangs et appréciations.

Contenu du bulletin

Imprimer

Cliquez sur « 🖨️ Imprimer » pour lancer l'impression. Les bulletins sont formatés pour le A4. Vous pouvez aussi les exporter en PDF.

Créer un emploi du temps

Sélectionnez une classe, puis remplissez la grille horaire en assignant les matières et les enseignants à chaque créneau (Lundi→Samedi, 07h→17h).

L'emploi du temps est visible par les enseignants dans leur portail et peut être imprimé.

Déroulement

1. Sélectionnez la classe et la période.
2. Les moyennes et rangs sont affichés automatiquement.
3. Attribuez les mentions : Tableau d'honneur, Encouragements, Avertissement, Blâme.
4. Ajoutez les décisions : Admis, Redouble, Exclu.
5. Générez le PV de conseil de classe (procès-verbal officiel).

Vue transversale

Le synoptique affiche un tableau croisé de toutes les classes avec pour chaque classe : effectif, moyenne générale, taux de réussite, meilleure et plus faible moyenne. C'est l'outil de pilotage du censeur et du directeur.

Classement

Affiche le classement complet des élèves par classe ou toutes classes confondues. Les rangs sont calculés automatiquement à partir des moyennes pondérées. Vous pouvez filtrer par période et exporter le palmarès.

Gestion des passages

En fin d'année, gérez les décisions de passage pour chaque élève :

L'historique des promotions est conservé année après année, permettant de retracer le parcours complet de chaque élève.

Simulation d'examen

Organisez des examens blancs (BEPC, BAC) avec saisie des notes, calcul des moyennes selon les coefficients officiels de l'examen, et classement des candidats. Les résultats sont imprimables.

Récompenser les meilleurs

Générez des attestations d'excellence pour les élèves méritants : tableaux d'honneur, encouragements, félicitations. Chaque attestation porte un QR Code d'authenticité et peut être imprimée individuellement ou par lot.

Document officiel

Le livret scolaire compile les résultats de l'élève sur toute sa scolarité dans l'établissement. Il est requis pour les dossiers de candidature aux examens (BEPC, BAC).

Documents disponibles

Chaque document porte la signature numérique du directeur, le cachet de l'établissement et un QR Code vérifiable sur yatiena.pages.dev/verifier.

Cartes d'identité scolaire

Générez des cartes scolaires avec photo et QR Code pour chaque élève. Impression en lot possible (format carte de visite). Le QR Code permet de vérifier l'identité de l'élève en un scan.

Pointage des absences

Enregistrez les absences et retards par élève, par jour et par heure. Les absences sont classées justifiées ou injustifiées.

Les absences injustifiées peuvent entraîner une déduction automatique sur la note de conduite, selon les paramètres de l'établissement.

Gestion disciplinaire

Enregistrez les faits disciplinaires, sanctions et convocations. Chaque incident est lié à un élève et peut déclencher l'édition automatique d'une convocation du tuteur.

Diffusion d'informations

Envoyez des messages aux parents d'élèves : résultats scolaires, convocations, annonces générales. Les messages peuvent être ciblés par classe ou envoyés à tout l'établissement.

Tableau de bord enseignant

L'enseignant se connecte avec son identifiant et voit uniquement :

Encaissement des scolarités

Enregistrez les paiements par tranche :

1. Sélectionnez l'élève.
2. Indiquez le montant et la tranche (1ère, 2ème, 3ème...).
3. Un reçu d'encaissement est généré automatiquement avec numéro de série.

Le tableau de bord affiche en temps réel : montants encaissés, reliquats, taux de recouvrement par classe.

Comptabilité des dépenses

Enregistrez chaque dépense par rubrique (salaires, fournitures, carburant, loyers, entretien...). Le solde de caisse est calculé automatiquement : Encaissements − Dépenses = Solde.

Budget officiel

Élaborez et suivez le budget COGES selon la nomenclature officielle du ministère. Le module calcule automatiquement l'exécution budgétaire (prévisions vs réalisations) et génère les rapports conformes aux inspections.

Créer un compte

Cliquez sur « + Nouveau compte ». Chaque utilisateur reçoit un identifiant YAT unique et un rôle qui détermine ses droits d'accès.

Les 7 rôles

Gestion du personnel

Enregistrez les enseignants et le personnel administratif : nom, matières enseignées, classes, contact. Éditez les certificats de prise/cessation de service et les attestations administratives.

Importer des données

Importez des listes d'élèves, de classes ou de notes depuis des fichiers Excel (.xlsx). Le système valide les données et signale les erreurs avant importation.

Exporter

Exportez les données vers Excel : listes d'élèves, récapitulatifs de notes, états de paiement, rapports statistiques.

Rapports disponibles

Génération instantanée des statistiques officielles requises par les inspections (DREPS) et directions régionales :

• Rapport de rentrée (effectifs, enseignants, infrastructure)
• Rapport bilan de fin d'année
• Canevas officiel d'effectifs
• Statistiques de résultats par classe/niveau

Contrôle d'accès

YATIENA applique un double filtrage : par rôle (ce que l'utilisateur peut faire) et par formule (les modules disponibles pour l'établissement). Un enseignant ne verra jamais les finances, et un établissement Cœur n'accèdera pas aux modules Pro.

Sauvegarde obligatoire

Le système impose une sauvegarde de contrôle le 28 de chaque mois. Une alerte s'affiche jusqu'à ce qu'elle soit effectuée.

QR Code d'authenticité

Tous les documents (bulletins, attestations, cartes) portent un QR Code. N'importe qui peut le scanner pour vérifier l'authenticité sur yatiena.pages.dev/verifier.

Nous contacter